AIFDR

TERMS OF REFERENCE: FACILITY OFFICER

Melapor Kepada:   AIFDR-CDSP Operational and Institutional Manager untuk UPT BNPB Regional Sumatera

Relasi Utama:        Kasi Logistik BPBD Sumatera Barat, Kasi Kedaruratan BPBD Sumatera Barat dan Kontraktor AusAid (MPPID, FAB, HK Logistics and ISS)

Relasi Lainnya:      Lembaga-lembaga di Sumatera yang berkepentingan dalam program PRB dan PB di Sumatera

Durasi Kerja:          Sampai dengan Juni 2015, dengan kemungkinan untuk perpanjangan

Lokasi Kerja:          UPT BNPB Regional Sumatera, Padang

FACILITY OFICER

Facility Officer akan bertanggung jawab untuk memastikan seluruh aspek pelayanan UPT dilaksanakan dengan standard yang telah ditetapkan dan memonitor kegiatan harian di dalam lingkup UPT BNPB Regional Sumatera.

Timeframe

Hingga akhir Juni 2015 dengan kemungkinan perpanjangan.

Kompetensi Yang Diharapkan

1.     Memiliki pengalaman bekerja di bidang pelayanan publik.

2.     Memiliki kapasitas untuk membangun dan membina hubungan yang baik dengan Pemerintah maupun lembaga-lembaga lain.

3.     Memiliki kemampuan untuk memonitoring sebuah fasilitas

4.     Berpengalaman dalam mengelola keuangan, termasuk di dalamnya adalah cash flow, dokumentasi dan pelaporan.

5.     Mampu berkomunikasi dengan amat baik, lisan maupun tulisan

6.     Memiliki kemampuan berbahasa inggris dan ketrampilan komputer MS Office yang baik ( MS word, excel, power point)

Tugas dan Tanggung Jawab

Manajemen Fasilitas dan Perawatan Gedung:

1. Menjadi penghubung dengan pihak-pihak terkait sehubungan dengan penggunaan fasilitas pelatihan UPT BNPB Regional Sumatera, termasuk didalamnya adalah jadwal, peralatan dan dokumen pendukungnya.

2.  Memastikan seluruh fasilitas UPT BNPB Regional Sumatera Barat terawat sesuai dengan standar yang diinginkan

3.  Menjadi penghubung dengan kontraktor yang mengelola kebersihan untuk memastikan standar kebersihan dan kesehatan

4.  Berkoodinasi dengan Tim Mechanical & Electical, mengorganisir perawatan dan perbaikan

5.  Berkoordinasi dengan kontraktor untuk memastikan perawatan dan perbaikan dilakukan sesuai dengan jadwal dan kebutuhan.

Keuangan:

1. Mempersiapkan pembayaran dengan proses dokumentasi yang benar dan tepat.

2. Pembayaran transaksi harian, dengan berkoordinasi dengan HKL Jakarta untuk proses transfer dan rekonsiliasinya

3. Berkoordinasi dengan HKL Jakarta untuk pembayaran tagihan rutin (Telepon, internet, air dan listrik)

4. Melengkapi dan mengirimkan semua dokumen-dokumen yang perlu untuk proses klaim reimbursement dan melakukancross-check setelahnya

5.  Mempersiapkan laporan keuangan bulanan / kuartal dan pencatatan balance keuangan UPT.

6.  Membantu proses administrasi pembayaran gaji.

7.  Tugas-tugas keuangan lainnya bila dibutuhkan

Fungsi Dasar Administrasi:

1.  Manajemen dokumen/surat keluar-masuk

2.  Mengorganisir sistem pendokumentasian kegiatan

3.  Mengatur jadwal pertemuan dan membantu pembuatan agenda, minute meeting dan laporan

Personaliti Yang Diharapkan

Sangat penting bahwa Facility Officer mampu menciptakan hubungan kerja yang efektif dengan para pemangku kepentingan terkait, termasuk didalamnya adalah pejabat pemerintahan. Hal ini membutuhkan suatu pendekatan dan kecakapan khusus seperti:

1. Mendemonstrasikan kemampuan untuk membangun pendekatan yang baik dan berbagi visi dengan semua pihak, sembari mengawasi kegiatan harian di dalam UPT BNPB Regional Sumatera.

2. Mampu bekerja dengan prinsip-prinsip baik, termasuk didalamnya adalah keterbukaan, koperatif, fokus terhadap pencapaian yang lebih besar dan mampu menangani konflik ringan dengan cara yang tepat dan membangun.

3.  Sensitif dan memahami kultur lokal.

4.  Fleksibel, responsif, disiplin dan sabar.

5.  Mampu bekerja dengan tenggat waktu.

6.  Mampu bekerja perorangan maupun tim.

7.  Menaruh perhatian pada detil.

Kualifikasi dan Latar Belakang

1.  Minimal D3 Manajemen / Ilmu Komunikasi atau displin ilmu lain yang relevan.

2.  Memiliki pengalaman minimal 2 tahun dalam pelayanan publik.

3.  Lebih diutamakan bila mempunyai pengalaman bekerja dengan NGO dan/atau mengelola sebuah fasilitas publik.

Kirim surat lamaran anda beserta CV ke projectmanagercdsp@hklogistics.com.au dan cc ke konsultanlogistik@gmail.com, paling lambat tanggal 20 Februari 2015 pukul17.00 WIB.

Hanya kandidat yang lolos seleksi yang akan dipanggil untuk proses selanjutnya.