YEU (Yakkum Emergency Unit) sebuah organisasi yang bergerak dibidang kemanusiaan di bawah payung organisasi Yakkum(Yayasan Kristen untuk Kesehatan Umum), membuka kesempatan untuk melakukan pelayanan kemanusiaan sebagai:
a. Staf Sekretariat dan Informasi-Komunikasi (1 orang) SI
b. Front Office (1 orang) FO
Syarat Umum :
A. Memiliki &/Penguasan terhadap:
1. Berorientasi pada pemecahan masalah
2. Memenuhi siklus PDCA (Plan Do Check Action) dalam menjalankan fungsi
3. Kepemimpinan
4. Pengorganisasian
5. Kerjasama
6. Komunikasi
7. Tertib Administrasi
8. Membuat, membaca dan menganalisa laporan
9. Mampu mengendarai kendaraan min. roda dua (+memiliki SIM)
B. Posisi FO diutamakan untuk laki-laki, pendidikan min. SMK dan usia maks. 35
C. Posisi SI diutamakan memiliki kemampuan berbahasa Inggris yang baik
D. Area penempatan Yogyakarta
E. Mengikuti seluruh tahapan seleksi secara lengkap dan serempak
F. Siap bekerja pada tanggal 29 Desember 2015
Uraian tugas :
SI
1. Bertanggung jawab memahami dan melaksanakan SPO Sekretariat dan SPO Infokom;
2. Bertanggung terhadap administrasi umum, yang meliputi surat-menyurat, pengarsipan, dokumentasi data dan pencatatan untuk kebutuhan internal maupun eksternal;
3. Bertanggung jawab terhadap persiapan dan pelaksanaan pertemuan internal lembaga maupun pertemuan lainnya yang berkaitan dengan proyek yang berjalan dan/atau lembaga.
4. Bertanggung jawab terhadap kontrol penyediaan dan pemakaian perlengkapan administrasi yang mendukung operasional kesekretariatan;
5. Bertanggung jawab terhadap proses maupun hasil rekam kegiatan proyek dan/atau lembaga dalam bentuk tertulis dan audio-visual, yang meliputi (dan tidak terbatas pada) pengamatan, pengkajian, wawancara, diskusi kelompok, kuesioner, survei, referensi pihak lain/data, dan bentuk rekam kegiatan lainnya;
6. Bertanggung jawab membuat laporan kegiatan sesuai format yang berlaku di bawah koordinasi Manajer Proyek dan dengan supervisi Manajer Divisi Sekretariat dan Informasi-Komunikasi;
7. Membuat laporan bulanan aktivitas kesekretariatan dan infokom secara keseluruhan kepada Manajer Divisi Sekretariat dan Informasi-Komunikasi setiap bulannya;
8. Bertanggung jawab terhadap pengiriman laporan kegiatan sesuai tenggat pengiriman yang berlaku, baik untuk kebutuhan publikasi umum, jejaring kemitraan dan/atau donor, di bawah koordinasi Manajer Proyek dan dengan supervisi Manajer Divisi Sekretariat dan Informasi-Komunikasi;
9. Melakukan kunjungan lapangan sesuai kebutuhan dan jadwal yang disepakati dengan tim proyek;
10. Bertanggung jawab membina hubungan yang dinamis, melakukan jejaring dan koordinasi dengan tim proyek, mitra, dan donor sesuai dengan kebutuhan atau jadwal yang sudah ditentukan guna mendukung pelaksanaan proyek;
11. Bertanggung jawab dalam membantu penerjemahan, baik tertulis maupun verbal, dalam pelaksanaan proyek dan/atau kelembagaan;
12. Bertanggung jawab atas pemutakhiran konten website dan media sosial lembaga secara berkala terkait pelaksanaan kegiatan proyek dan/atau kelembagaan dengan mematuhi etika berkomunikasi melalui jejaring sosial;
13. Bertanggung jawab atas pembuatan produk publikasi, (tidak terbatas pada) laporan tahunan, newsletter, bulletin, film, buku panduan integrasi pendidikan kebencanaan dalam kurikulum sekolah dan panduan kedaruratan melalui koordinasi dengan staf terkait untuk kebutuhan publikasi umum, jejaring kemitraan dan/atau donor;
14. Bertanggung jawab atas pemeliharaan dan penyimpanan referensi dan basis data proyek dan/atau lembaga (buku, kliping, foto, kaset, film, CD, dan dokumentasi lainnya) sesuai klasifikasi yang berlaku;
15. Berhubungan secara koordinatif dengan Staf Audio Visual, Staf IT dan Manajer Divisi Sekretariat dan Informasi-Komunikasi dalam merencanakan dokumentasi-dokumentasi proyek dan/atau kelembagaan;
16. Menjadi rekan pendamping dalam audit monitoring kelembagaan.
FO
1. Bertanggung jawab melakukan cek terhadap pesan di logbook dan inventaris di Front Office;
2. Bertanggung jawab pada saat proses check in dan check out tamu;
3. Melakukan pencatatan atas reservasi tamu, tamu VIP, event dan pertemuan;
4. Bertugas menyiapkan kelengkapan administrasi tamu seperti billing, supporting billing, identitas, additional charge bill, dll;
5. Membuat laporan data tamu yang masuk ke Restaurant dan Housekeeping;
6. Melakukan pencatatan pembayaran tamu dalam buku kas harian;
7. Membuat laporan penjualan dan melakukan setoran kepada accounting setiap hari;
8. Membuat laporan reservasi dan aktivitas harian;
9. Bertanggung jawab atas kerapihan kebersihan lingkungan lobby;
10. Melakukan serah terima tugas kepada petugas shift berikutnya yang mencakup logbook,inhouse guest, kas harian dan room status;
11. Berhubungan secara koordinatif dengan divisi lain sesuai dengan relevansi supporting yang dibutuhkan;
12. Melayani tamu/ pengunjung secara efisien, ramah tamah, profesional dan memberikan pelayanan yang terbaik;
13. Menerima permintaan dan keluhan tamu/ pengunjung dan merujuk permintaan dan keluhan tersebut kepada Manajer dan/atau divisi terkait agar dapat diselesaikan dengan baik;
14. Mempunyai pengetahuan mengenai produk termasuk menu restoran, training dan fasilitas lain yang bisa disediakan;
15. Menghadiri koordinasi yang dijadwalkan dan memberikan saran untuk perbaikan.
Sistem rekrutmen yang perlu diikuti adalah:
1. Pengajuan aplikasi dalam bentuk Surat Lamaran ditulis atau dibuat sendiri dengan memberikan koding posisi yang akan dilamar disertai lampiran:
a. Riwayat Hidup/Curiculum Vitae lengkap dengan Pas Photo berwarna (ukuran bebas)
b. Fotokopi Ijasah Pendidikan Terakhir
c. Fotokopi Kartu Identitas Diri yang masih berlaku
d. Fotokopi SIM yang dimiliki dan masih berlaku
e. Fotokopi Surat Referensi
f. Fotokopi Sertifikat Keahlian (jika ada)
2. Aplikasi diterima paling lambat Senin, 15 Desember 2015.
3. Seleksi Tahap I :
Selection Letter, hanya yang lolos seleksi Tahap I yang akan dihubungi untuk mengikuti Seleksi Tahap II, pemanggilan bagi yang lolos seleksi Tahap I maksimal tanggal 15 Desember 2015
4. Seleksi Tahap II dilakukan pada 17 Desember 2015 terdiri dari Psikotes dan Tes Kemampuan.
5. Hanya bagi kandidat lolos Seleksi Tahap II yang akan dihubungi untuk melakukan wawancara pada tanggal 19 Desember 2015.
6. Pengumuman hasil wawancara dilakukan pada 26 Desember 2015. Bagi Kandidat yang tidak lolos Seleksi Tahap II data akan kami simpan dalam database dan jika terdapat kebutuhan SDM dan sesuai dengan kompetensi yang kami harapkan, akan kami lakukan pemanggilan ulang
Kirim surat lamaran dan CV ke :
Kantor YEU
Jl. Kaliurang km 12 Dsn Candi 3 no 34 Sleman, Yogyakarta_55581
Email: yeu@yeu.or.id
Tidak ada komentar:
Posting Komentar