Terms of Reference AFSC Indonesia Program
Posisi : Operational Support and Finance Officer (OSFO)
Supervisor : Finance Coordinator (FC)
Lokasi : Yogyakarta
Periode Kerja : 19 November 2012 – 18 November 2013
A. RINGKASAN KERJA
Operational Support and Finance Officer (OSFO) merupakan staf yang berpengalaman dalam bidang pengelolaan kantor, memahami kebijakan personalia, memahami kebijakan administrasi dan keuangan, memahami akunting, dan segala bentuk regulasi yang berhubungan dengan relasi dengan pemerintahan Indonesia. OSFO akan bertugas di
Yogyakarta dengan beberapa kali melakukan kunjungan ke wilayah kerja AFSC untuk mendukung kegiatan program-program AFSC jika diperlukan.
B. PELAPORAN
Dibawah supervisi, pengarahan dan panduan dari Finance Coordinator (FC) AFSC, maka OSFO akan melaporkan:
* Rencana kerja pengelolaan internal dan eksternal yang meliputi kegiatan, jadwal dan anggaran* Laporan atas segala bentuk informasi yang berkaitan dengan personalia dan nota kesepakatan antara AFSC dan mitranya
* Laporan keuangan AFSC per bulan yang meliputi laporan keuangan kantor beserta analisa keuangan tahunannya;
* Laporan perencanaan anggaran kantor per tahun fiskal;
* Laporan administrasi legalitas lembaga yang sesuai dengan peraturan perundangan yang berlaku di Indonesia;
* Laporan perubahan kebijakan administrasi dan keuangan secara berkala
C. LINGKUP KERJA & TANGGUNGJAWAB INTERNAL SUPPORT:
* Menjaga nilai-nilai dan etika kerja AFSC dalam bekerjasama dengan mitra lokal dan mitra penyedia layanan professional dan antar staf AFSC;
* Mengelola proses perekrutan, seleksi, orientasi dan penempatan staf baru berkoordinasi dengan Finance Coordinator (FC) dan Program Team Coordinator (PTC);
* Membuat Kontrak Kerja Karyawan dan Konsultan, serta mengarsipkannya;
* Mempersiapkan segala bentuk korespondensi personalia dan yang berhubungan dengan pemerintah pusat maupun lokal;
* Mengembangkan dan mengelola sistem pengarsipan personalia berkoordinasi dengan FC dan PTC;
* Mengelola proses penilaian kerja staf AFSC bekerjasama dengan FC, PTC dan CR;
* Mempersiapkan ToR dan kontrak karyawan dan/atau konsultan berkoordinasi dengan FC dan PTC;
* Membuat MEMO atas kebijakan CR dalam hal Hubungan kerja antara AFSC dan stafnya;
* Mengarsipkan MEMO kebijakan CR sebagai dokumen pendukung revisi Standard Operational Procedure Akunting dan Personalis AFSC;
* Mempersiapkan payroll staf dan segala hal yang berkaitan dengan hak dan tunjangan staf AFSC Indonesia;
* Menjaga pelaksanaan kebijakan-kebijakan dan prosedur pelaksanaan administrasi dan keuangan AFSC Indonesia sesuai dengan kebijakan dan prosedur AFSC internasional dan peraturan di Indonesia;
* Membantu Program Team Coordinator (PTC) dan FC dalam hal persiapan kebutuhan logistik, administrasi dan keuangan kunjungan tahunan atau kunjungan lapangan dari pemerintahan jika dibutuhkan
* Membantu Program Team Coordinator (PTC) dan FC dalam teknis korespondensi dalam rangka mempersiapkan jadwal pertemuan dengan pemerintahan;
* Menjaga relasi dengan pemerintahan lokal dimana kantor AFSC Indonesia berkedudukan, termasuk RT/RW dan tetangga sekitar;
* Bertanggungjawab atas inventarisasi semua barang yang telah dibeli berkoordinasi dengan Administration Assistant;
· Mengelola kegiatan sehari-hari kantor AFSC Indonesia, termasuk memastikan keamanan kantor berkoordinasi dengan Guard;
· Memastikan bahwa kebersihan kantor terjaga, perlatan elektronik dan sejenisnya dirawat dan atau diperbaiki berkoordinasi dengan Administration Assistant dan Office Aide;
EXTERNAL SUPPORT
* Memberi rekomendasi untuk memperkuat sistem Pengelolaan Keuangan dan Administrasi AFSC berkoordinasi dengan FC
* Membuat MEMO atas kebijakan CR dalam hal hubungan kemitraan antara AFSC dan mitranya
* Mengarsipkan MEMO kebijakan CR sebagai dokumen pendukung revisi Standard Operational Procedure Akunting bagi mitra AFSC
KEUANGAN
* Mempersiapkan laporan keuangan yang akurat dan tepat setiap bulannya dalam dua (2) format yaitu dalam mata uang Rupiah dan USD, termasuk didalamnya pengarsipan dokumen-dokumen yang diperlukan;
* Melakukan akunting double-entry , mempersiapkan Laporan Keuangan AFSC dan Laporan SL7;
* Melakukan pemerikasan saldo atas kas kecil setiap hari Jumat dan setiap akhir bulan berkoordinasi dengan Administrative Assistant;
* Mengimplementasikan sistem pengamanan dan akuntabilitas bagi kantor AFSC Indonesia;
* Melakukan pemeriksaan atas segala bentuk proses keuangan yang sudah dan/atau harus disetujui oleh CR, berkoordinasi dengan FC;
* Berpartisipasi dalam proses analisa keuangan bulanan termasuk pengeluaran bulanan kantor AFSC Indonesia, termasuk memberikan laporan keuangan kantor kepada CR
* Membantu mengoordinir audit keuangan dan lembaga termasuk mempersiapkan segala hal yang berkaitan dengannya antara lain; Chart of accounts, worksheets on exchange rates, bank and cash balance sheets, request to bank for the Fiscal Year balance in AFSC accounts, schedule of prepaid rent, out-clear expenses, year-to-date project expenses, list of local staff, benefit expenses for local staff, staff separation pay records, copies of local staff contracts and job descriptions, monthly financial reports for the whole fiscal year, vouchers as requested by the auditor according to the scope of the audit;
* Mempersiapkan dokumen transaksi bank online berkoordinasi dengan FC;
* Mengembangkan dan mengelola pengarsipan sistem keuangan AFSC Indonesia yang meliputi fotokopi MOU mitra dengan AFSC, amandemen dan anggarannya dalam bentuk hard/soft-copy untuk keperluan audit berkoordinasi dengan FC.
* Membantu persiapan staf yang melakukan perjalanan dinas beserta laporan keuangannya.
* Melakukan perhitungan pajak penghasilan staf dan tenaga profesional untuk kantor AFSC Indonesia termasuk menyiapkan berkas pembayaran pajak untuk kemudian berkoordinasi dengan Admin Assistant untuk pembayarannya.
ADMINISTRASI
* Berpartisipasi dalam pertemuan dengan Country Representative dan staf administrasi untuk berkomunikasi dan berkoordinasi segala hal yang berhubungan dengan administratsi;
* Berpartisipasi dalam pertemuan dengan Country Representative dan staf program untuk berkomunikasi dan berkoordinasi segala hal yang berhubungan dengan perencanaan anggaran dan pemakaian anggaran berdasarkan temuan lapangan;.
* Terbuka untuk berpartisipasi dalam pelaksanaan pelatihan bina damai dan/atau pertemuan dengan pemerintahan jika diminta oleh Country Representative;
* Berpartisipasi dalam pertemuan tahunan mitra AFSC atau pertemuan regional jika diminta;
* Bekerjasama dengan Tim Administrasi dalam mematuhi dan menjaga prosedur administrasi dan keuangan AFSC Indonesia.
D. KRITERIA Wajib
* Warganegara Indonesia yang mampu berkomunikasi dan menulis dalam bahasa Indonesia dan Bahasa Inggris dengan baik;
* S1 dalam bidang yang relevan dengan tugas-tugasnya. Memahami peace-building atau Manajemen Kantor akan menjadi asset penting;
* Berpengalaman bekerja di NGO lebih dari 3 tahun dalam bidang keuangan dan manajemen kantor;
* Menguasai MS word, excel dan power poin, serta mampu menggunakan internet dan sistem email;
* Cukup memahami prosedur akunting dan personalia;
* Memiliki interpersonal skill yang baik; menyenangkan, sopan, terbuka, dapat diandalkan, dan jujur;
* Mampu bekerja secara efektif dalam tim untuk mengoordinasi, mengatur, dan memonitor. Mampu bekerja dibawah supervisi, delegasi, dan jadwal yang ketat;
* Kesediaan untuk melakukan kunjungan lapangan ke lokasi kerja AFSC Indonesia.
Harapan
* Pemahaman yang cukup dalam mengembangkan program peningkatan kapasitas jangka panjang yang sejalan dengan etos kerja AFSC. Memiliki komitmen dan perhatian besar terhadap penerima manfaat dari program-program yang di danai AFSC.
Apabila anda tertarik dan memenuhi kualifikasi di atas, kirimkan surat lamaran Anda beserta CV kurang dari 3 halaman, ditujukan kepada Country Representative-AFSC
Indonesia melalui alamat email niken@bina-damai.net
Paling lambat tanggal 25 Oktober 2012. Cantumkan kode lamaran OSFO pada kolom subject. Hanya pelamar yang memenuhi kualifikasi yang akan dihubungi.
The American Friends Service Committee (AFSC) www.bina-damai.net is an affirmative action/equal opportunity employer, welcoming applications from qualified
persons regardless of their religious affiliation rave, age, sex, gender identity, sexual orientation or disability. Women are encouraged to apply.
American Friends Service Committee (AFSC) www.bina-damai.net merupakan tindakan afirmatif/lembaga yang memberikan kesempatan yang sama, menyambut aplikasi dari orang yang memenuhi syarat, terlepas dari afiliasi agama mereka, ras, usia, jenis kelamin, identitas gender, orientasi seksual atau difabilitas. Ibu yang bekerja didorong untuk melamar.
Posisi : Operational Support and Finance Officer (OSFO)
Supervisor : Finance Coordinator (FC)
Lokasi : Yogyakarta
Periode Kerja : 19 November 2012 – 18 November 2013
A. RINGKASAN KERJA
Operational Support and Finance Officer (OSFO) merupakan staf yang berpengalaman dalam bidang pengelolaan kantor, memahami kebijakan personalia, memahami kebijakan administrasi dan keuangan, memahami akunting, dan segala bentuk regulasi yang berhubungan dengan relasi dengan pemerintahan Indonesia. OSFO akan bertugas di
Yogyakarta dengan beberapa kali melakukan kunjungan ke wilayah kerja AFSC untuk mendukung kegiatan program-program AFSC jika diperlukan.
B. PELAPORAN
Dibawah supervisi, pengarahan dan panduan dari Finance Coordinator (FC) AFSC, maka OSFO akan melaporkan:
* Rencana kerja pengelolaan internal dan eksternal yang meliputi kegiatan, jadwal dan anggaran* Laporan atas segala bentuk informasi yang berkaitan dengan personalia dan nota kesepakatan antara AFSC dan mitranya
* Laporan keuangan AFSC per bulan yang meliputi laporan keuangan kantor beserta analisa keuangan tahunannya;
* Laporan perencanaan anggaran kantor per tahun fiskal;
* Laporan administrasi legalitas lembaga yang sesuai dengan peraturan perundangan yang berlaku di Indonesia;
* Laporan perubahan kebijakan administrasi dan keuangan secara berkala
C. LINGKUP KERJA & TANGGUNGJAWAB INTERNAL SUPPORT:
* Menjaga nilai-nilai dan etika kerja AFSC dalam bekerjasama dengan mitra lokal dan mitra penyedia layanan professional dan antar staf AFSC;
* Mengelola proses perekrutan, seleksi, orientasi dan penempatan staf baru berkoordinasi dengan Finance Coordinator (FC) dan Program Team Coordinator (PTC);
* Membuat Kontrak Kerja Karyawan dan Konsultan, serta mengarsipkannya;
* Mempersiapkan segala bentuk korespondensi personalia dan yang berhubungan dengan pemerintah pusat maupun lokal;
* Mengembangkan dan mengelola sistem pengarsipan personalia berkoordinasi dengan FC dan PTC;
* Mengelola proses penilaian kerja staf AFSC bekerjasama dengan FC, PTC dan CR;
* Mempersiapkan ToR dan kontrak karyawan dan/atau konsultan berkoordinasi dengan FC dan PTC;
* Membuat MEMO atas kebijakan CR dalam hal Hubungan kerja antara AFSC dan stafnya;
* Mengarsipkan MEMO kebijakan CR sebagai dokumen pendukung revisi Standard Operational Procedure Akunting dan Personalis AFSC;
* Mempersiapkan payroll staf dan segala hal yang berkaitan dengan hak dan tunjangan staf AFSC Indonesia;
* Menjaga pelaksanaan kebijakan-kebijakan dan prosedur pelaksanaan administrasi dan keuangan AFSC Indonesia sesuai dengan kebijakan dan prosedur AFSC internasional dan peraturan di Indonesia;
* Membantu Program Team Coordinator (PTC) dan FC dalam hal persiapan kebutuhan logistik, administrasi dan keuangan kunjungan tahunan atau kunjungan lapangan dari pemerintahan jika dibutuhkan
* Membantu Program Team Coordinator (PTC) dan FC dalam teknis korespondensi dalam rangka mempersiapkan jadwal pertemuan dengan pemerintahan;
* Menjaga relasi dengan pemerintahan lokal dimana kantor AFSC Indonesia berkedudukan, termasuk RT/RW dan tetangga sekitar;
* Bertanggungjawab atas inventarisasi semua barang yang telah dibeli berkoordinasi dengan Administration Assistant;
· Mengelola kegiatan sehari-hari kantor AFSC Indonesia, termasuk memastikan keamanan kantor berkoordinasi dengan Guard;
· Memastikan bahwa kebersihan kantor terjaga, perlatan elektronik dan sejenisnya dirawat dan atau diperbaiki berkoordinasi dengan Administration Assistant dan Office Aide;
EXTERNAL SUPPORT
* Memberi rekomendasi untuk memperkuat sistem Pengelolaan Keuangan dan Administrasi AFSC berkoordinasi dengan FC
* Membuat MEMO atas kebijakan CR dalam hal hubungan kemitraan antara AFSC dan mitranya
* Mengarsipkan MEMO kebijakan CR sebagai dokumen pendukung revisi Standard Operational Procedure Akunting bagi mitra AFSC
KEUANGAN
* Mempersiapkan laporan keuangan yang akurat dan tepat setiap bulannya dalam dua (2) format yaitu dalam mata uang Rupiah dan USD, termasuk didalamnya pengarsipan dokumen-dokumen yang diperlukan;
* Melakukan akunting double-entry , mempersiapkan Laporan Keuangan AFSC dan Laporan SL7;
* Melakukan pemerikasan saldo atas kas kecil setiap hari Jumat dan setiap akhir bulan berkoordinasi dengan Administrative Assistant;
* Mengimplementasikan sistem pengamanan dan akuntabilitas bagi kantor AFSC Indonesia;
* Melakukan pemeriksaan atas segala bentuk proses keuangan yang sudah dan/atau harus disetujui oleh CR, berkoordinasi dengan FC;
* Berpartisipasi dalam proses analisa keuangan bulanan termasuk pengeluaran bulanan kantor AFSC Indonesia, termasuk memberikan laporan keuangan kantor kepada CR
* Membantu mengoordinir audit keuangan dan lembaga termasuk mempersiapkan segala hal yang berkaitan dengannya antara lain; Chart of accounts, worksheets on exchange rates, bank and cash balance sheets, request to bank for the Fiscal Year balance in AFSC accounts, schedule of prepaid rent, out-clear expenses, year-to-date project expenses, list of local staff, benefit expenses for local staff, staff separation pay records, copies of local staff contracts and job descriptions, monthly financial reports for the whole fiscal year, vouchers as requested by the auditor according to the scope of the audit;
* Mempersiapkan dokumen transaksi bank online berkoordinasi dengan FC;
* Mengembangkan dan mengelola pengarsipan sistem keuangan AFSC Indonesia yang meliputi fotokopi MOU mitra dengan AFSC, amandemen dan anggarannya dalam bentuk hard/soft-copy untuk keperluan audit berkoordinasi dengan FC.
* Membantu persiapan staf yang melakukan perjalanan dinas beserta laporan keuangannya.
* Melakukan perhitungan pajak penghasilan staf dan tenaga profesional untuk kantor AFSC Indonesia termasuk menyiapkan berkas pembayaran pajak untuk kemudian berkoordinasi dengan Admin Assistant untuk pembayarannya.
ADMINISTRASI
* Berpartisipasi dalam pertemuan dengan Country Representative dan staf administrasi untuk berkomunikasi dan berkoordinasi segala hal yang berhubungan dengan administratsi;
* Berpartisipasi dalam pertemuan dengan Country Representative dan staf program untuk berkomunikasi dan berkoordinasi segala hal yang berhubungan dengan perencanaan anggaran dan pemakaian anggaran berdasarkan temuan lapangan;.
* Terbuka untuk berpartisipasi dalam pelaksanaan pelatihan bina damai dan/atau pertemuan dengan pemerintahan jika diminta oleh Country Representative;
* Berpartisipasi dalam pertemuan tahunan mitra AFSC atau pertemuan regional jika diminta;
* Bekerjasama dengan Tim Administrasi dalam mematuhi dan menjaga prosedur administrasi dan keuangan AFSC Indonesia.
D. KRITERIA Wajib
* Warganegara Indonesia yang mampu berkomunikasi dan menulis dalam bahasa Indonesia dan Bahasa Inggris dengan baik;
* S1 dalam bidang yang relevan dengan tugas-tugasnya. Memahami peace-building atau Manajemen Kantor akan menjadi asset penting;
* Berpengalaman bekerja di NGO lebih dari 3 tahun dalam bidang keuangan dan manajemen kantor;
* Menguasai MS word, excel dan power poin, serta mampu menggunakan internet dan sistem email;
* Cukup memahami prosedur akunting dan personalia;
* Memiliki interpersonal skill yang baik; menyenangkan, sopan, terbuka, dapat diandalkan, dan jujur;
* Mampu bekerja secara efektif dalam tim untuk mengoordinasi, mengatur, dan memonitor. Mampu bekerja dibawah supervisi, delegasi, dan jadwal yang ketat;
* Kesediaan untuk melakukan kunjungan lapangan ke lokasi kerja AFSC Indonesia.
Harapan
* Pemahaman yang cukup dalam mengembangkan program peningkatan kapasitas jangka panjang yang sejalan dengan etos kerja AFSC. Memiliki komitmen dan perhatian besar terhadap penerima manfaat dari program-program yang di danai AFSC.
Apabila anda tertarik dan memenuhi kualifikasi di atas, kirimkan surat lamaran Anda beserta CV kurang dari 3 halaman, ditujukan kepada Country Representative-AFSC
Indonesia melalui alamat email niken@bina-damai.net
Paling lambat tanggal 25 Oktober 2012. Cantumkan kode lamaran OSFO pada kolom subject. Hanya pelamar yang memenuhi kualifikasi yang akan dihubungi.
The American Friends Service Committee (AFSC) www.bina-damai.net is an affirmative action/equal opportunity employer, welcoming applications from qualified
persons regardless of their religious affiliation rave, age, sex, gender identity, sexual orientation or disability. Women are encouraged to apply.
American Friends Service Committee (AFSC) www.bina-damai.net merupakan tindakan afirmatif/lembaga yang memberikan kesempatan yang sama, menyambut aplikasi dari orang yang memenuhi syarat, terlepas dari afiliasi agama mereka, ras, usia, jenis kelamin, identitas gender, orientasi seksual atau difabilitas. Ibu yang bekerja didorong untuk melamar.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar